Organiser un événement

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Comment organiser un événement sur Vélizy-Hélios ?

Pour organiser un événement sur le site Hélios, merci, en parallèle de votre réservation de salles par Outlook*, de renseigner le formulaire dédié sur le catalogue de services KISS.

 

Vous serez ensuite contacté(e) par un membre de l'équipe gestion de site de Vélizy-Hélios ou un membre de l'équipe Vinci facilities, notre partenaire sur site, qui vous renseignera sur la faisabilité de l'événement et vous accompagnera dans son organisation ou vous mettra en contact avec l'équipe Expo&Event le cas échéant.

 

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Description du site dans sa configuration nominale (hors travaux)

Le site dispose de moyens et services permettant d’accueillir au maximum 400 participants.

Types d’évènements :

• Organiser une communication/présentation dans l’auditorium ;
• Organiser une réception dans le foyer ;
• Organiser des ateliers ou réunions dans les salles modulables ;
• Organiser une convention dans tout ou une partie des espaces.

 

Le site dispose:

• D’un accès parking visiteurs ;
• De un ou deux auditoriums avec régies d’une capacité de 200 à 400 places ;
• D’un foyer pour l’accueil des participants, les pauses, buffets et cocktails ;
• De six salles modulables pour les ateliers, réunions et conventions. La capacité des salles est variable en fonction de la disposition en U ou en cinéma (max 200 places) ;
• Un business center ;
• Des vestiaires.

L'auditorium :

L’auditorium dispose d’une régie permettant la réalisation de visio-conférences et de Web Cast, pouvant nécessiter l’assistance technique d’un régisseur.

Le prestataire privilégié du site est Play Audiovisuel. Il est en charge de la gestion technique de la régie et de la mise en œuvre de tous les moyens nécessaires pour répondre aux besoins des conventions, selon le cahier des charges élaboré.

Les demandes spécifiques nécessitent un délai particulier et une étude de faisabilité. Un cahier des charges ainsi qu’une facturation supplémentaire sera établie.

 

L’auditorium dispose :

• De micros col de cygne (sur pupitre ou sur une table) ;
• De micros HF (sans fil) :
  • A la main ;
  • Cravate (attaché autour du cou) ;
• Support régie avec prestation ;
• De deux écrans pouvant être réunis pour réaliser un seul écran géant central lors d’une configuration 400 places ;
• Pupitres.

 

Le foyer :

L’espace foyer est doté d’une banque permettant l’installation de buffets, cocktails, et pauses. Un  service de restauration et d’aménagement de l’espace souhaité peut être réservé selon le nombre de participants et la prestation demandée. 

Le foyer dispose d’une capacité d’accueil de 400 personnes. Il est l’artère principale de la zone événements qui permet l’accès à l’auditorium ainsi qu’aux salles modulables.

Est à disposition tout le mobilier standard nécessaire à l’organisation des évènements :

• Ecrans sur pieds
• Paper boards
• Micro HF (sans fil) cravate
• Sono

Les équipements sont disponibles sur demande.

 

Les salles modulables :

Les salles dites salles de réunion RDJ sont modulables et aménageables en fonction de la capacité souhaitée :

Capacité Max : 1 salle de 200 pers. ou 4 salles de 16 pers. 1 salle de 26 pers. 1 salle de 30 pers.

Le nombre de places inscrit ci-dessus est pour une configuration en U.

 

Les salles peuvent être configurées de la façon suivante avec tables rectangulaires, rondes (8 ou 12 personnes) ou sans tables :

Les salles modulables disposent :

• D’équipement micro HF ;
• De paper board
• De télécommande de projection ;
• De Wifi visiteurs (préciser le nombre) ;
• Tableaux blancs mobiles ;
• D’enceintes.

 

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Contact : helios-evenementiel@thalesgroup.com