Hormis les déplacements de proximité inférieurs à une journée et ayant lieu dans la région de rattachement ou en province dans le département administratif du lieu de travail, toute mission donne lieu à l’établissement d’un ordre de mission.
Tout salarié qui se rend en mission doit donc remplir avant son départ un ordre de mission qui sert, entre autres choses, de support formalisé vis à vis des assurances (bien entendu, seules les missions à caractère professionnel entrent dans le cadre des polices d’assurances de la société et permettent le remboursement des frais engagés en cas de sinistre).
Le salarié ou son assistant(e) réalise la demande d’ordre de mission via l’outil Jnote, le manager valide et envoie une demande auprès du service administration du personnel pour les ouvertures de droits à indemnisation (ou assistant(e) de la direction d’agence en région).
Sauf cas particulier, le secrétariat du service se charge des réservations de titres de transport, de locations de voitures (tarifs préférentiels Thales) et de l’hébergement le cas échéant.
Pour les déplacements supérieurs à deux mois, un avenant au contrat de travail est rédigé, précisant les conditions de la mission.
Le salarié vérifie les formalités, les autorisations et les recommandations de sécurité du Groupe Thales nécessaire. Dans certains pays, les formalités doivent être réalisées 10 jours ouvrés avant le départ.
En cas de mission à l’étranger, vous devez informer au moins 48 heures à l’avance (via l’outil Jnote) votre Responsable Administration du personnel qui remplira l’imprimé de la Sécurité Sociale prévu à cet effet
Les autres formulaires sont disponibles sur l’Intranet en cliquant ici
En cas d’impossibilité d’accès aux formulaires note de frais, Jnote, il convient de s’adresser à l’assistant(e) de département.
Voir aussi le portail du voyageur sur l’intranet, et notamment la politique voyage du Groupe Thales.
Assistance et Assurance Déplacements Professionnels AIG
Toute la documentation est disponible ci dessous:
- Notice
- Tableau "Que faire en cas de sinistre?"
- Note d'information : assurance individuelle en cas d'accident
- Note d'information : assistance médicale et voyage
Accès à l'outil de gestion des frais professionnels et notes de frais (JNote)
Le formulaire ‘Note de frais’ est disponible à partir de l’Intranet par l’outil JNote (via People OnLine).
Les notes de frais d'un montant inférieur à 250 € validées par leur titulaire peuvent faire l’objet d’une validation électronique par les responsables.
Une note de frais soumise à la validation électronique du responsable est reconnaissable puisqu'elle comporte une rubrique ‘Validation Responsable’ une fois que le titulaire l'a validée.
Le circuit d'approbation des notes de frais est le suivant : les émetteurs de notes de frais doivent imprimer leurs notes de frais et y joindre leurs éventuelles pièces justificatives pour les faire valider par leur secrétaire, leur responsable et la comptabilité.
Les salariés sur site client hors thales, utilisent un formulaire note de frais au format Excel disponible sur le portail extranet.