Avec la nouvelle organisation TS2020, la DIL – Direction Ingénierie Logicielle – a posé les bases d’un nouveau chantier, vers une industrialisation des Réponses aux Appels d’Offre, avec pour ambition d’apporter plus de méthodes et des outils standardisés. TS a également renforcé le rôle de Baseline Authority. Rémi Joyeux et Julien Arminjon nous ont partagé leur vision du rôle de la qualité dans la RAO dans leur Direction.
La Baseline Authority, un rôle essentiel
Rémi Joyeux, DOP de la BU AES qui endosse fréquemment le rôle de Baseline Authority, coordonne l’action des QAM délégués sur son périmètre. « Nous aidons les équipes de réponse sur l’application du processus de réponse sur deux aspects » explique-t-il, « sur le respect du processus de kick off, gates et jalons, avec un aspect coaching pour les équipes qui ne sont pas familières avec ce processus, et la fourniture de bons modèles de documents (l’executive summary interne notamment) pour la conduite de la réponse ».
Le second aspect touche davantage au fond, et concerne l’assurance qualité du futur projet. « Nous participons à l’élaboration technique de la réponse elle-même, vérifions les critères qualité à respecter. En effet, tous les clients n’attendent pas les mêmes choses d’une prestation ».
Du support à la définition du PBS et de la liste des activités d’un projet (WBS), jusqu’à la relecture des documents de proposition pour s’assurer qu’ils sont lisibles et complets, en passant par l'aide à la définition des risques et des opportunités à saisir au regard de la baseline … l’éventail des activités confiées à l’équipe qualité est large. Et la Baseline Authority est là pour s’assurer qu’il n’y aura pas de dérapage lors du projet, en aidant à en structurer les fondamentaux (PBS, WBS, OBS, planning).
On peut dire que la qualité a un rôle de garde-fou et de contrôle dans la réponse à Appel d’Offre » conclut Rémi Joyeux. « Elle est là pour ajuster les processus au plus près de la valeur attendue par les clients sur l’offre."
Vers l’industrialisation des Réponses aux Appels d’Offres
« Nous avons collectivement réalisé un constat : nos Réponses aux Appels d’Offres de développement logiciel sont encore, globalement, réalisées de manière trop artisanale », partage Julien Arminjon. « Ce qui ne nous empêche pas de proposer des offres de qualité, mais nous perdons du temps et de l’énergie », alors que la DIL s’organise aujourd’hui pour s’appuyer sur l’intelligence collective.
La nouvelle organisation de la DIL souhaite renforcer le processus offre en proposant un accompagnement et un appui aux équipes, au sein d’une cellule dédiée « Ingénierie Software et Offres » pilotée par Rémi Beaur. Julien Arminjon, en appui aux offres de la DIL, nous a partagé les principales missions de la cellule sur le volet Offres :
- Capitaliser et structurer les offres d’ingénierie de la DIL : « il s’agit ici de contribuer à la capitalisation et à la promotion de nos offres DIL (ingénierie autour de nos assets, nos méthodologies, et nos compétences), avec à la clé la construction d’un référentiel de nos offres ».
- Faciliter les relations entre les différentes entités et les contributeurs d’une Réponse à Appel d’Offre, au regard de la nouvelle organisation TS2020.
- Consolider l’ensemble de nos savoirs faire au travers de méthodes et outils standardisés : « dans ce troisième volet, nous initions des chantiers pour monter en maturité dans notre contribution aux Réponses à Appel d’Offre, via la diffusion de bonnes pratiques, l’identification et la préconisation d’outils de chiffrages. Il s’agit d’un chantier sur le long terme, mais capital pour notre montée en maturité ».