Le SwAM, qu’est-ce-que c’est ?
Le SwAM, ou Software Asset Management, c’est la gestion des licences. La note de Gouvernance du SwAM chez Thales précise qu’il s’agit de « la discipline regroupant l’ensemble des compétences, infrastructures et processus nécessaires pour piloter, contrôler et protéger efficacement les logiciels et ce à tous les stades de leur cycle de vie. »
Plus simplement, il s’agit des actions permettant de savoir si vous avez le droit d’utiliser ou d’exploiter un logiciel (un peu comme le permis de conduire).
A quoi sert le SwAM ?
Le SwAM permet d’éviter les redressements financiers dus à une mauvaise utilisation de nos licences (voire à l’utilisation frauduleuse de certains logiciels). En effet sur la période 2012-2017, plusieurs non-conformités ont été constatées suite à des audits internes et éditeurs (IBM, Microsoft…). De plus, ces audits ont parfois fait suite à des informations communiquées par les personnels Thales à des éditeurs, notamment par des appels au support.
Au-delà des risques financiers, Thales Services doit faire face à des risques techniques (plus d’accès aux mises à jour des logiciels, coupure de service liée à un non renouvellement des licences / maintenances), et des risques légaux. En terme d’image également, une entreprise condamnée pour une mauvaise utilisation des licences s’expose à ces deux risques :
- Mise en cause de son intégrité par ses clients
- Mise en cause de son honnêteté par ses fournisseurs.
Il est donc indispensable de mettre en place une politique de gestion des licences chez Thales Services, pour être conforme vis-à-vis des règles des éditeurs et maîtriser ces risques.
Petit rappel : qu’est-ce qu’un logiciel ?
Les logiciels sont des actifs complexes … ce sont des objets immatériels constitués de lignes de codes et de fonctionnalités. Leur utilisation est soumise à des règles juridiques, via des contrats signés entre l’éditeur et le client, et dépend de la métrique de la licence : l’inventaire seul des logiciels n’est donc pas suffisant.
Tous les logiciels ne sont pas payants, pour autant, leur utilisation n’est pas complètement libre et il convient d’appliquer les règles définies par les éditeurs dans les conditions d’utilisations.
Ainsi, il est nécessaire de bien maitriser les contrats ou les T&C (Terms & Conditions) des COTS (Commercial Off The Shelf) ou des OSS (Open Source Software) afin d’éviter les pièges qui conduiraient à une mauvaise utilisation.
Le SwAM, c’est géré comment ?
La gestion des licences est une démarche qui s’impose à l’ensemble des entités du groupe. Chez Thales Services Numériques, la réflexion sur les processus et l’outillage a démarré en 2019. Un outil spécifique renommé CESAM a été acquis en 2021 et sera déployé progressivement sur le périmètre du SIP à compter de 2022. Il nous permettra gérer nos licences en :
- Enregistrant du patrimoine, via une collecte et un enregistrement des preuves d’achats de licences et contrats acquis
- Inventoriant les logiciels, via la réalisation et le maintien d’un inventaire précis des installations de logiciels
- Alimentant une base de données avec les données d’inventaire des logiciels nettoyés et normalisés
- Réconciliant les données en rapprochant les usages et les acquis.
Qui est concerné par le SwAM ?
Tous les utilisateurs de logiciel sont des acteurs du processus SwAM.
- Le Software Asset Manager Entité doit mettre en place l’organisation, les processus et les outils nécessaires à la fonction
- Le Gestionnaire de licence est le support des acteurs pour la gestion opérationnelle des licences et des contrats
- Le PM /DOP / Chef de Projet est le responsable budgétaire sur son périmètre
- Le SDM applique les plans de remise en conformité, il est également responsable de la qualité des inventaires
- Le domaine technique / RIL est en charge de déployer les logiciels, mettre en œuvre les actions de mise en conformité, faire les inventaires des logiciels installées et des infos nécessaires pour compter les licences
- Les services achats et juridique interviennent en support.
En clair : le SwAM, c’est un travail d’équipe
Pour plus d'informations, vous pouvez contacter l'équipe SAM : fr-ts-sam@thalesgroup.com
ou consultez notre wiki !
