J’accueille un(e) nouveau(elle) collaborateur(trice)

On se souvient toujours de la première heure passée dans l’entreprise... Une collaboratrice, un collaborateur a plus tendance à rester en poste quand les premiers contacts sont agréables."

De l’acceptation de l’offre à l’arrivée du candidat(e)

Dans cette phase de préparation de l’arrivée de la collaboratrice ou du collaborateur, votre action consiste principalement à anticiper les aspects administratifs et les commandes pour qu'elle ou il se sente attendu(e) et soit rapidement opérationnel(le), et à maintenir le lien avec la future ou le futur embauché(e).

	Recrutement	Le Manager ouvre le poste dans Workday. Le Talent Acquisition (TA) pilote le processus de recrutement. Le TA envoie la lettre d’intention d’embauche.
	« Ready for Hire »	À réception de la lettre d’intention d’embauche, le Talent Acquisition lance « Ready for Hire » dans Workday. Il vérifie le centre de coût, puis envoie le mail au candidat en introduisant la Team Quad Central (TQC de TGS) et en copiant le gestionnaire RH.
	Informations personnelles	La TQC (Team Quad Centra)l demande les documents au futur(e) salarié(e). Ce dernier renseigne ses informations personnelles dans Workday.
	Hire	La TQC (Team Quad Central) valide le dossier d’embauche et la création du TGI de la collaboratrice ou du collaborateur nouvellement embauché(e) et édite son contrat.
	TGI	Le Manager / l' assistante doivent suivre l’attribution du TGI et réagir au plus tôt pour les commandes de matériel.
	Matériel informatique	Le Manager / son assistante établissent dans KISS la demande de matériel (PC mobility, téléphone) et des comptes (bureautique, messagerie, internet, habilitations pour accès aux outils et configurations), postes spécifiques administrateurs, développeurs.
	Badge	L’ assistante de site établit la demande de badge au bureau des badges de Vélizy (ou Sécurité quand Vélizy).
	Sécurité des Systèmes d'Information	L’assistante de site prévient le Correspondant de la Sécurité des Systèmes d’Information (CSSI) de l'arrivée de la futur(e) collaboratrice, collaborateur.
	Maintien du lien	Le Manager s’organise pour garder le lien avec sa ou son futur(e) collaboratrice, collaborateur avec au moins des prises de nouvelles régulières (appels téléphoniques, courriels, informations, actualités Thales Services Numérique, invitations aux évènements).
	Adaptation de l’environnement de travail	Le Manager / son assistante établissent dans KISS les demandes en cas de besoin (espace de travail, mobilier, petit matériel, …).
	Intégration	Le Manager peut désigner un buddy (vivement recommandé). La démarche de tutorat sera poussée pour tous les salariés sans discrimination. D'autres bonnes pratiques vous sont proposées, n'hésitez pas à les consulter.
	Bienvenue !	Le Manager informe son équipe, en particulier son assistante, au moins 2 semaines avant l’arrivée de la collaboratrice ou du collaborateur, afin de préparer son arrivée. Idéalement, un petit déjeuner ou un déjeuner est organisé pour le jour J., sinon attendre plusieurs recrutements.
	Intégration dans les groupes virtuels	Le Manager s’assure que la collaboratrice ou le collaborateur soit bien intégré(e) dans les mailings, listes de diffusion, groupes Agora-T, Confluence, JIRA, rooms Citadel …
	Formalités d'accueil	L’assistante du Manager ou du site ou le Responsable RH envoie un mail à la collaboratrice ou collaborateur sur ses formalités d’arrivée sur site (heure, personne qui l'accueillera, déroulé de sa première journée).

Accompagner nos nouveaux(elles) collaborateurs, collaboratrices dans leur intégration

	Well.com Day annuel ou semestriel	Un Well.com Day (annuel ou semestriel) sera organisé et réservé à tous les collaboratrices, collaborateurs d’une région arrivés depuis 1 an.
	Déjeuner avec les responsables	Un temps privilégié est organisé par le Manager avec les responsables de la collaboratrice ou du collaborateur (n+2, n+3).
	Faisons connaissance	Le manager a la possibilité d'organiser avec le département un afterwork ou un team building pour faciliter l'intégration de la collaboratrice ou du collaborateur au sein de l'équipe.
	Matinée d'intégration	Le service Talent Acquisition convie les nouveaux(elles) collaboratrices, collaborateurs arrivé(e)s sur le trimestre à une matinée d’intégration, pour qu’ils se rencontrent et en apprennent plus sur le fonctionnement de Thales Services Numériques, tout en s’amusant. Une présentation des principaux outils est alors opportune.
	Se familiariser avec les outils	Le Manager et/ou l’assistante présentent les outils. Dans un premier temps, il sera possible de se concentrer uniquement sur les outils essentiels pour le nouvel arrivant (Jtime, Workday et Concur), et de prévoir d'autres séances de présentation des outils.
	Circuit administratif	Le Manager s’assure de modifier l’organigramme du service en intégrant la collaboratrice ou le collaborateur. L' assistante du site prend rendez-vous pour la visite médicale. Sur les sites qui proposent un restaurant d'entreprise (et où l'étape n’est pas inclus lors de l’attribution d’un badge), il convient de déclarer la collaboratrice, le collaborateur auprès du RIE pour la création de son compte et la prise en charge de l'admission par Thales Services Numériques.
	Kits de bienvenue	Les différents kits de bienvenue sont adressés à la collaboratrice ou le collaborateur : sa Direction, son métier, son service, présentation de l’association YES et du CSE.
	Circuit sécurité	Le Manager réalise la demande d'accès du badge sur les zones spécifiques (accès H24, salles d'hébergement, locaux sensibles). Une information sûreté et SSI est réalisée auprès de la collaboratrice ou du collaborateur (30 minutes) et une formation e-learning "Accueil HSE" doit être suivie. Elle ou il effectue son Quizz SSI dans le mois qui suit son intégration.
	Suivi	Le Manager organise un suivi rapproché de la nouvelle ou du nouvel embauché(e) ; nous recommandons une fréquence minimum d'un point hebdomadaire en période d’essai.
	Première mission	La collaboratrice ou le collaborateur doit être rapidement positionné(e) sur un projet (ou en AT) pour l’aider à se projeter dans la société. Le Programme Manager lui communique le kit de bienvenue de son projet. Un membre de l’équipe projet lui présente le projet sur lequel il intervient.
	Rapport d'étonnement	Un rapport d’étonnement est demandé à la collaboratrice ou au collaborateur au bout d’un mois d’intégration dans la société, celui-ci est remis au manager lors d'un point hebdomadaire. Rapport d'étonnement
	Entretien de fin de période d'essai	L’entretien de fin de période d'essai est systématique. Son principe, son objectif, son déroulement et ses critères ont été présentés à la collaboratrice ou au collaborateur en amont. Il rassemble la collaboratrice ou le collaborateur , son Manager et le RRH. À noter : les périodes d’essai sont de 4 mois, renouvelables pour 2 mois pour les cadres.
	Célébration	À la fin du processus, le Manager célèbre la validation de la période d’essai de la collaboratrice ou du collaborateur autour d’un événement festif tel qu'un petit déjeuner ou un déjeuner avec l’équipe. Un mail est envoyé à la collaboratrice ou au collaborateur par le N+2 pour chaque période d’essai réussie (suivi par le gestionnaire RH de l’entité).
	Questionnaire	Une enquête de satisfaction sur son processus d'accueil et d'intégration est envoyée à la collaboratrice ou au collaborateur pour clore le processus.)

Désigner un buddy, une étape essentielle pour...

Prendre contact avec la nouvelle ou le nouvel arrivant(e) afin de le rencontrer lors d’un déjeuner ou autre,
Donner des renseignements pratiques,
Aider à se familiariser à la vie interne de l’entreprise,
L’ orienter vers les bons interlocuteurs,
Rester accessible auprès du nouvel(le) arrivant(e) lors de sa période d’intégration.

Autres bonnes pratiques...

Diffuser un message de bienvenue sur CITADEL avec la photo de la collaboratrice ou du collaborateur nouvellement enbauché(e) (avec l'accord explicite de ce dernier naturellement) par l'assistante de site.
Faire signer une carte de bienvenue ou un "mur de correspondance" aux membres de sa future équipe. Un mur de correspondance est un mur (physique sur site ou virtuel) où chaque salarié(e) souhaite un bon accueil au nouvel(le) arrivant(e). Cette démarche permet au salarié(e) d’avoir, dès le jour de son arrivée, un sentiment d’appartenance, et donc de le mettre en confiance.
Demander au collaborateur(trice) de faire une présentation "informelle" de lui/elle à l'équipe (avec ce qu'il/elle aime par exemple, sa photo s'il/elle le souhaite, etc.).
Anticiper l’organisation de rendez-vous avec les personnes clés susceptibles de travailler avec le nouveau collaborateur (dont le buddy) et prévient les équipes concernées.
Prévoir la matinée d'intégration
Faire un afterwork, et pourquoi pas ?
Faire d'autres évènements, soyez créatifs...

Suivi de la collaboratrice ou du collaborateur...

Afin de s’assurer de son intégration et de son épanouissement, des rendez-vous de suivi peuvent être organisés. Nous recommandons une périodicité d’au moins tous les quinze jours, le long de sa période d’essai (voir les 12 premiers mois). Cela permet d’évaluer l’intégration du collaborateur(rice) et d’identifier les points positifs et les éléments à surveiller. Plus les difficultés rencontrées par le ou la collaborateur(rice) sont identifiées en amont, plus il est aisé de rectifier le tir.